WBS – Tajemnica szybkiego planowania zadań

Jedną z głównych kwestii, jakie mnie nurtują podczas rozpoczynania nowego projektu, jest jego zaplanowanie. Szczególnie ważne jest dla mnie zaplanowanie wszystkich najważniejszych działań, a także oszacowanie wymaganych zasobów i czasu. Naprzeciw moich nurtujących myśli wychodzi WBS. Tajemniczy skrót, który oznacza nic innego jak z ang. Work Breakdown Structure, czyli Struktura Podziału Pracy. Postaram się przybliżyć Wam to narzędzie wspomagające planowanie projektu.

WBS to hierarchiczny podział produktów cząstkowych na pakiety robocze. Metoda WBS jest zazwyczaj stosowana w celu zaprojektowania lub potwierdzenia faktycznego zakresu projektu i pozwala na określenie wspólnego dla wszystkich udziałowców projektu stopnia szczegółowości zadań. Im niższy poziom, tym bardziej szczegółowy podział. WBS przypomina trochę strukturę odwróconego drzewa lub też jego korzenia.

Przedstawienie wszystkich zadań, które mają być zrealizowane w projekcie, możemy pokazać w postaci hierarchicznej listy, np.:

• projekt
  • podprojekty
    •  pakiety prac
      • grupy zadań
        • zadania

Prezentacja struktury podziału prac może być przedstawiona graficznie bądź za pomocą  listy. Wybór zależy od indywidualnego podejścia.

Jak powinny być zdefiniowane pakiety prac w WBS:

• Zrozumiałe, czyli pakiety prac powinny być łatwo opisane i zrozumiałe.
• Zarządzane – do każdego pakietu prac możemy przypisać osoby odpowiedzialne za ich wykonanie oraz osoby, które podejmują decyzje.
• Terminowe – możemy oszacować wykonanie każdego pakietu prac w zakresie, terminie i kosztach.
• Niezależne, tak więc pakiety prac powinny być łatwo rozróżnialne od siebie.
• Odpowiedzialne, prace powinny posiadać osobę odpowiedzialną za wykonanie prac w pakiecie.
• Integralne, pakiety będziemy mogli połączyć po wykonaniu zadań z nimi związanych oraz powinny być powiązane z celami projektu.
• Mierzalne, będziemy mogli zmierzyć wykonanie prac/produktów oraz ich jakości.
• Adaptowalne, pakiety powinny być nieco elastyczne, aby była możliwa późniejsza modyfikacja lub dodanie do projektu nowego pakietu.

Należy pamiętać, iż struktura podziału prac nie jest:

• Identyfikacją wszystkich czynności, prac i nakładów.
• Odwzorowaniem zależności wewnętrznych i zewnętrznych.
• Szeregowaniem zadań.
• Prognozowaniem czasu trwania zadań.
• Harmonogramowaniem.

Poniżej przedstawiam przykład WBS:

Należy pamiętać również, iż dobrze zaprojektowany WBS opisuje oczekiwane cele, nie zaś zadania. Cele możemy określić z dużą dokładnością, dużo trudniej przewidzieć zadania stanowiące część planu przedsięwzięcia. Jeżeli mamy dobrze zaprojektowany WBS, można każdą czynność związaną z całym projektem dopasować tylko do jednej grupy zadań w WBS.

Trzymam kciuki za Wasze planowanie. Możecie również podzielić się z nami swoimi pomysłami na projekty. Piszcie do nas przez formularz na stronie https://kierownikprojektu.com/kontakt/. lub wyślijcie e-maila na adres kierownikprojektu@kierownikprojektu.com!

Źródła:  PMBook

Zdjęcia:

• Praca własna
• https://www.pexels.com/photo/gray-metal-cubes-decorative-1005644/