Slack. Komunikujemy się w jednym miejscu.


slack-komunikujemy-sie-w-jednym-miejscu

   Komunikacja w projekcie odgrywa jedną z ważniejszych ról, jeśli nie najważniejszą. Planując projekt, warto ustalić sposób, w jaki będziemy się ze sobą komunikowali. XXI wiek daje nam możliwość wykorzystywania wielu ciekawych narzędzi ułatwiających wymianę informacji. Obecnie, oprócz tradycyjnych spotkań, telefonów i poczty e-mail, mamy do wyboru aplikacje i komunikatory, takie jak facebook, Skype, Google Docs, Trello czy właśnie Slack.

   Slack to aplikacja działająca jak zwykły komunikator, jednak za jego wiadomościami tekstowymi kryje się mnóstwo funkcji, które sprawiają, że jest jedyny w swoim rodzaju. Twórcy tego narzędzia, zamiast alternatywy dla innych programów, dali ludziom możliwość przechowywania wszystkich kanałów komunikacji w jednym miejscu. To znaczy, że zamiast otrzymywania powiadomień z maila, Twittera, Google’a itp., otrzymamy wiadomość na Slack’u i rzadko kiedy będziemy musieli go opuszczać. Brzmi jak all-in-one, prawda? 🙂

   Duża funkcjonalność Slack’a to w pewnym stopniu też jego wada. Dla nowego użytkownika na początek wiele rzeczy będzie niezrozumiałych. Z tego powodu postanowiłem napisać krótki przewodnik z najważniejszymi informacjami o tym programie. Zapraszam do lektury:

Interfejs
slack-zrzut-ekranu

   Logując się pierwszy raz na Slack’a naszym oczom ukazuje się obszar do komunikacji i panel boczny. W panelu bocznym mamy pod ręką fundament naszej komunikacji: kanały. Z początku otrzymujemy dwa domyślne, służące do spraw losowych #random, czyli luźne gadki”, i do spraw ogólnych #general, czyli ogłoszeń i zapytań na temat naszego projektu. Kanał #general często jest używany tylko przez koordynatorów do zawiadamiania o sprawach bieżących resztę osób, która może tylko przeglądać ten kanał. Ilość i tematyka kanałów jest dowolna.

   Są dwa rodzaje kanałów: publiczne i prywatne. Aby dołączyć do prywatnego, potrzebujemy zaproszenia od założyciela. Dodatkowo dla każdego kanału można mieć inne ustawienia. Dotyczy to przede wszystkim powiadomień. Przykład: jako członek zespołu zajmujący się np. marketingiem jesteśmy przypisani do czterech kanałów: #general (gdzie możemy tylko wyświetlać wiadomości), #random, #marketing i kanał naszego obecnego projektu #bilbord_metro. Aby być na bieżąco i skupić się na naszej pracy, ustawiamy powiadomienia o wszystkim tylko dla dwóch kanałów: #general, ponieważ tam wiadomości pojawiają się rzadko i zawsze są istotne, i #bilbord_metro, ponieważ jest to nasz projekt, nad którym obecnie pracujemy. Natomiast dla pozostałych dwóch ustawiamy powiadomienia tylko w przypadku wspomnień. To znaczy, że nie będziemy informowani o dyskusji, dopóki ktoś nie napisze @naszego_imienia lub komendy powiadomienia wszystkich członków @channel.

   Oprócz kanałów w panelu widzimy też członków całego zespołu. Z tego miejsca możemy zacząć z nimi prywatny czat. Istnieje też możliwość stworzenia grupowego czatu, np. z zapytaniem: o której nasi koledzy wychodzą z pracy. Ciekawą rzeczą jest fakt, że mamy możliwość pisania do samego siebie. Może to posłużyć jako nasz prywatny notatnik w Slack’u.

Trzy wskazówki na początek:       

Jeśli właśnie dołączyłeś do zespołu na Slack’u, polecam zadbać o trzy rzeczy:

  1. Aplikacje na telefon i komputer. Slack bardzo dobrze funkcjonuje w przeglądarce internetowej. Ale to właśnie szybki dostęp do jego zawartości z ikony na pulpicie ułatwi nam pracę. Co więcej, nie będziemy musieli się martwić o powiadomienia na komputerze, które zawsze będą włączone.
  2. Sprawdźcie i dostosujcie powiadomienia. Jak wspomniałem wyżej, dla każdego kanału można ustawić inny rodzaj powiadamiania. Bardzo ważne jest poprawne ustalenie strefy czasowej. Upewnijcie się, że będziecie wiedzieć o wszystkim, co istotne w projekcie.
  3. Uzupełnijcie swoje dane na Slack’u. Klikając na nazwę zespołu, a dalej Profile & account, wyświetli się wam Wasz profil. Uzupełnicie go o numer telefonu, żeby w razie potrzeby ktoś mógł do Was zadzwonić. Można też dodać zdjęcie, Skype’a i opis swojego zajęcia.

Drogi Slack’u, przypomnij mi o zadaniu…

   Dla niektórych będzie zaskoczeniem, co można zrobić na Slack’u po wpisaniu w oknie wiadomości slasha „/”. Gdy ten znak pojawi się w wiadomości, program zaproponuje nam wykorzystanie wielu z jego funkcji, a ja chciałbym opowiedzieć o, moim zdaniem, dwóch najfajniejszych.

   W toku pracy każdemu zdarza się o czymś zapomnieć. Na szczęście Slack chętnie z nami współpracuje i potrafi nam w porę o wszystkim przypomnieć. Wystarczy w dowolnym miejscu wpisać /remind, a ustawimy przypomnienie. Przykład:

/remind me Odbierz Maćka ze szkoły 16:00.

   W tym wypadku o 16 dostaniemy przypomnienie. Przypomnienia można ustawiać na wiele sposobów. Można przypomnieć coś drugiej osobie wpisując jego @nazwę lub przypomnieć coś wszystkim w danym #kanale. Można ustawić przypomnienie cykliczne lub po prostu na za tydzień. Podam teraz ogólną budowę przypomnienia i parę przykładów. Nie bójcie się eksperymentować z wydawaniem poleceń /remind. Slack wbrew pozorom rozumie naprawdę bardzo dużo:

/remind [kto] [co] [kiedy]

/remind @karol Wyślij sprawozdanie do zarządu Monday 12:00

/remind #marketing Przerwa na lunch every weekday 13:00

   Drugą komendą, o której chciałbym powiedzieć, jest lista to-do. Zagadnienie to-do to więcej niż komenda. Żeby zrozumieć jak z tego korzystać, najpierw opowiem trochę o aplikacjach na Slack’a.

   Po roku pracy w projekcie, gdzie głównym kanałem komunikacji, oprócz dysku Google’a, Dropbox’a i facebook’a, był e-mail, postanowiliśmy przejść na Slack’a. Od tego czasu zniknął problem nawału maili, długich wątków i pomieszanych wiadomości dotyczących projektu z prywatnymi. Jednak przejście na Slack’a nie zastąpiło w 100% dysku Google’a i Dropbox’a, z których nadal korzystamy, jednak są one teraz zintegrowane ze Slack’iem. Zawdzięczamy to tzw. App Directory (www.slack.com/apps), czyli miejscu, gdzie istnieją setki aplikacji (np. Wunderlist, Trello, Dysk Google czy Dropbox) gotowych do współpracy ze Slack’iem. Dziś, gdziekolwiek prace by się nie odbywały (Dropbox lub Dysk Google), jesteśmy na bieżąco z tym na Slack’u, w jednym miejscu.

   Aplikacje polecam pozwiedzać samemu, poczytać o ich funkcjonalności. A tymczasem wrócę do list to-do. Istnieje rozszerzenie /todo firmy Zlapps, które dodaje komendę /todo. Dzięki temu, tak jak z przypomnieniami, możemy tworzyć listy zadań, przypisywać je do danych osób, ustawiać ich ważność lub odhaczać, gdy są wykonane. Oprócz firmy Zlapps mamy do wyboru wiele innych, lepszych lub gorszych rozwiązań, które polecam wypróbować samemu.

Na Slack’u nigdy nie jesteś sam

   Nawet jeśli wszyscy z Twojego zespołu są offline. W panelu bocznym w prywatnych wiadomościach możesz zobaczyć nazwę Slackbot. Slackbot to wbudowany inteligentny asystent, który zawsze Ci pomoże. To on odpowiada za przypomnienia, które zleciłeś. Jeśli masz jakieś pytanie, to pytaj. Slackbot zawsze odpowie, konkretnie czy nie, zawsze podsunie wyjście z sytuacji (najczęściej w postaci linku do pomocy Slack’a). Co ciekawe, Slackbot’a można nauczyć odpowiadać na pytania. Wystarczy wejść w ustawienia na stronie internetowej i wpisać frazę, na którą Slackbot się odezwie w sposób, jaki chcemy. Np. można ustawić odpowiedź na pytanie jakie jest hasło do wspólnego maila. Gdy ktoś w kanale się zapyta, od razu nasz bot mu odpowie.

Role w zespole.

   Zakładając zespół na Slack’u, stajesz się od razu najwyższy/a rangą, czyli Primary Owner’em. Można wyróżnić trzy główne role: Owner, Admin i Member.

   Member, czyli zwykła osoba, ma dostęp do podstawowych funkcji. Jest to domyślna ranga dla nowo dodanych do zespołu.

   Admin ma władzę nad członkami. Może decydować o obecności kogoś na kanale lub mianować innego członka adminem. Ma możliwość zarządzać kanałem, ale co ciekawe, może nie móc go założyć, jeśli właściciel na to nie pozwoli.   

   Owner, czyli właściciel, ma dostęp do wszystkiego. Wyżej od niego jest tylko założyciel zespołu. Do najważniejszych przywilejów właściciela jest tworzenie kanałów, degenerowanie adminów do członków i dodawanie aplikacji do Slack’a.

   Warto przydzielić rolę w zależności od wielkości zespołu. Duży zespół potrzebuje wielu adminów i właścicieli, wszyscy też powinni znać swoje możliwości, z którymi można się zapoznać na stronie Slack’a.

   Podsumowując, Slack to bardzo funkcjonalne, inteligentne i podręczne narzędzie do komunikacji. Jednak, aby wykorzystać większość z możliwości, jakie program posiada, musimy przysiąść trochę nad jego budową i obsługą. Slack jest darmowy, jednak jeśli chcemy mieć np. więcej miejsca na pliki lub kilkanaście rozszerzeń, musimy wykupić abonament. Mam nadzieję, że zachęciłem Was do spróbowania Slack’a w Waszych projektach. Do zobaczenia!

/todo Napisać post o Slack’u done

 

Źródła:
https://get.slack.help/hc/en-us

 


Dodaj komentarz