Jak pracować mniej?

Tytułem wstępu chciałabym zasugerować odrobinę lenistwa, ale takiego, na którym możemy skorzystać. Nie zachęcam was do niechodzenia do pracy czy porzucenia swoich obowiązków, ale do zastanowienia się, w jaki sposób coś robimy i przede wszystkim, po co to robimy. Czasem nakładamy na siebie za dużo zadań, z których większość jest niepotrzebna. Bywa tak, że nawet nie zastanawiamy się, po co robimy dane zadania i to niezależnie od tego, czy pracujemy dla kogoś, czy dla siebie. Kilka minut (czasem nawet sekund) poświęconych na refleksję może nam oszczędzić godziny pracy.   

1. NEGOCJUJ

Zawsze możesz dowiedzieć się, czy dany termin może zostać przesunięty. Po prostu zapytaj, na kiedy dane zadanie powinno być wykonane. Czasem na wyrost przyjmujemy, że musimy zrobić coś „na już ”, podczas gdy wcale tak nie jest. Dlatego zawsze warto dowiedzieć się na kiedy mamy wykonać zadanie, aby móc odpowiednio zaplanować swoją pracę i zmniejszyć stres związany z próbą zrobienia czegoś koniecznie jak najszybciej, podczas gdy wcale się tego od nas w danym momencie nie oczekuje. Z drugiej strony, gdy usłyszany przez Ciebie termin wyda Ci się nierealny, lepiej od razu to zakomunikować, zamiast udawać, że wszystko jest w porządku. Później to Ty odpowiesz za niedotrzymanie terminu, a brak komunikacji może skutkować pojawieniem się dodatkowych ryzyk w projekcie.

2. UŁATWIAJ

Sprawdź, czy możesz zredukować zakres danego zadania bez szkody dla efektu końcowego. Zapytaj wprost, czego się od Ciebie oczekuje i na jakim poziomie szczegółowości powinno być wykonane zadanie. Może okazać się, że tylko mała jego część jest kluczowa i powinna być wykonana szczególnie dokładnie, a pozostała część może być zrobiona bez przesadnego skupiania się na detalach. Często dotyczy to prezentacji i raportów, które powinny w odpowiedni sposób przedstawiać kluczowe problemy, a pozostałe informacje powinny jedynie wspierać główne tezy.

3. KOMUNIKUJ

Zasada ta dotyczy wszystkich pozostałych, ale warto dodatkowo zadbać o odpowiedni przepływ informacji. Wprost informuj o swojej liście zadań wraz z priorytetami. Jeśli ktoś próbuje zlecić Ci zadanie w Twoim, i tak już przepełnionym harmonogramie, poproś go o dopasowanie priorytetu tego zdania do innych, które już są na Twojej liście. Jeśli Twój przełożony daje Ci dodatkowe zadanie o najwyższym priorytecie, zakomunikuj wprost, że możesz zająć się nim od razu, ale konsekwencją tego będzie przesunięcie innych zadań na dalszy termin. Konsekwencją zwiększonego zakresu zawsze będzie wzrost kosztu, czasu lub obniżenie jakości. O ile zazwyczaj za wszelką cenę chce się uniknąć wzrostu kosztów i spadku jakości, jedynym wyjściem pozostaje wydłużenie czasu realizacji zadań.

4. REDUKUJ JAKOŚĆ

Zapytaj się, czy zadanie powinno być wykonane w 90% w 2 godziny, czy w 100% w 2 dni? Czasem nie jest potrzebna nadmierna szczegółowość, a ważniejszy jest czas wykonania. Bez wiedzy na temat, jak bardzo dokładnie powinniśmy coś wykonać, możemy się napracować nad czymś, co nie było tego warte, a w tym czasie mogliśmy zająć się już kolejnym zadaniem. Wraz ze zbliżaniem się z jakością wykonania do 100% czas wykonania gwałtownie rośnie (pamiętaj o Pareto ;)). Perfekcja kosztuje i to zazwyczaj bardzo słono.

5. DELEGUJ

Ten punkt może budzić skojarzenie ze zrzucaniem pracy na innych. Jednak chodzi tu o coś zupełnie innego. Zawsze warto poprosić o tymczasową pomoc, szczególnie jeśli nie jesteśmy w czymś ekspertem, albo zupełnie nie jest to obszar naszych obowiązków. Przykładem jest uwielbiane przez wszystkich polecenie „zrób coś z tym”. Kiedy ktoś zleca nam np. zrobienie czegoś z niedziałającą drukarką, to wcale nie oznacza to, że musimy ją własnoręcznie naprawić, wystarczy zgłosić to do odpowiedniej osoby, która zajmuje się danym problemem. Czasem warto się również zapytać, czy zadanie powinno być wykonane w całości przez nas, czy możemy poprosić o wsparcie, które pozwoli na szybsze czy bardziej kreatywne wykonanie pracy.  

6. UPRASZCZAJ PROCESY

Często wykonujemy konkretne zadania w dany sposób tylko dlatego, że jest to element przyjętego procesu. W pewnym momencie przyzwyczajamy się do niego i przyjmujemy, że taki jest stały stan rzeczy. Zastanawiając się nad tym, co da się uprościć, można oszczędzić sporo wysiłku. Czy zamiast comiesięcznego sprawozdania nie wystarczy kwartalne? Można w ten sposób zredukować liczbę dokumentacji, której później i tak nikt nie czyta, albo uszczuplić obszerny raport wyłącznie do najważniejszych analiz. W procesie mogą nadal obowiązywać procedury, które są już dawno nieaktualne, ale z którymi nikt nic nie zrobił. Upraszczając proces, gdzie tylko jest taka możliwość, możemy ułatwić pracę nie tylko sobie, ale również innym. Jednocześnie trzeba tu uważać, aby redukując zbędne elementy nie doprowadzić do spadku jakości poprzez redukcję tych punktów, które są kluczowe dla całego procesu.

7. ELIMINUJ

Zapytaj siebie, czy ktoś zauważy, że dane zadanie nie zostało zrobione? Jeśli nie znajdzie się kompletnie nikt, to zastanów się, jaki jest sens je robić. Nie zachęcam tu do celowego niewywiązywania się ze swoich obowiązków. Warto jednak zmieniać procesy, procedury, sposoby raportowania i harmonogramy, aby nie wykonywać niepotrzebnej pracy. Tu również możemy pomóc nie tylko sobie, ale też innym.

8. BĄDŹ KREATYWNY

Nie powiem tu czegoś innowacyjnego, jeśli stwierdzę, że ludzie leniwi są na ogół dosyć kreatywni i umieją znaleźć taki sposób na rozwiązanie problemu, który będzie od nich wymagał minimum wysiłku. Cały czas dążymy do ułatwienia sobie życia i zwiększenia efektywności. Dlatego dobrze jest znaleźć sposób, który daje taki sam efekt, ale jest szybszy i wymaga mniej wysiłku.

9. DZIEL SIĘ SWOIM KALENDARZEM

Zamiast wysyłać maila z pytaniem, czy ktoś ma teraz czas, prościej jest podejrzeć jego kalendarz. Całkiem fajnie sprawdza się w tym celu Outlook albo Kalendarz Google. W przypadku ustalania dogodnego terminu dla kilku osób od dłuższego już czasu korzystam z Doodle. Jest to aplikacja webowa w formie krótkiej ankiety, w której wybieramy proponowane terminy i godziny spotkania, a następnie wysyłamy ją do zainteresowanych osób. Jej wypełnienie zajmuje ok. 30s. Jest dostępnych kilka opcji np. ankiety Tak/Nie, Tak/Nie/Niech będzie, ukrycie odpowiedzi innych osób czy ograniczenie liczby uczestników na daną opcję, co sprawia, że w tym przypadku zapytanie Doodle może służyć jako formularz rejestracyjny. Takie podejście i ustalenie jednego sposobu komunikacji może ułatwić dzielenie się informacjami o poziomie naszej zajętości w najbliższym czasie.

10. DZIEL PRACĘ

Jeśli masz do zrobienia bardzo duże zadanie, to zapytaj się, czy możesz część swojej pracy oddać dzisiaj, a resztę np. w poniedziałek. Osobie proszącej nas o zrobienie czegoś może bardzo zależeć na konkretnym elemencie danego zadania, który blokuje możliwość kontynuowania swojej pracy przez inne osoby. Oddając jakiś wycinek naszej pracy można też od razu zweryfikować, czy idziemy w dobrym kierunku. Łatwiej jest wtedy o korektę i oddanie całości zgodnie z oczekiwaniami. W najgorszym przypadku, czyli zaczynając pracę całkiem od nowa, stracimy np. godzinę, zamiast połowy dnia. Zazwyczaj łatwiej jest też pracować nad mniejszymi zadaniami składającymi się na jedno duże niż jednym ogromnym, które nie zachęca nas do zajęcia się jego realizacją. Takie podejście może też ułatwić monitorowanie postępu.

PODSUMOWANIE

• Nie zakładaj od razu, że wszystko musi być zrobione natychmiast.
• Pomyśl, jak możesz ułatwić sobie pracę.
• Pytaj na kiedy musisz coś wykonać, jak dokładnie i jakie aspekty są kluczowe, a jednocześnie informuj, ile czasu może zająć spełnienie danych wymagań.
• Pamiętaj, że nie wszystko musisz robić sam.
• Upraszczaj procesy.
• Dziel pracę na mniejsze elementy.

Zdjęcia:

•  https://www.pexels.com/photo/black-and-white-photo-of-clocks-707676/
• Praca własna