Jak zaplanować wakacyjny wyjazd

https://www.pexels.com/photo/silhouette-of-person-standing-near-camping-tent-2398220/

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.io/gantwexcelu

Ostatnio bardzo modne jest zwinne zarządzanie projektami. Wszystko musi być agile. Jednak czasem dochodzę do wniosku, że skuteczniej jest zarządzać tradycyjnie. Wyobraźmy sobie, że mamy do zorganizowania wyjazd pod namiot. Za miesiąc. Weekend. 10 osób. Namioty nad jeziorem. Potraktujmy go jak projekt do realizacji.

Tradycyjnie można to zrobić tak:

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.io/gantwexcelu

Krok 1 – Karta projektu

Ustalamy mniej lub bardziej dokładnie gdzie i kiedy chcemy jechać. Jakie są nasze oczekiwania i co często jest ważne, jaki budżet na to przeznaczamy. Możemy wykorzystać uniwersalne i proste narzędzie SMART . Żeby określić, jakie są oczekiwania i założenia każdego z uczestników można zrobić krótką ankietę z kilkoma preferencjami co do terminu, miejsca, rozrywek, planowanych kosztów, czy ktoś woli pole namiotowe czy miejsce na odludziu. Jeśli wszyscy mogą się spotkać, fajnie jest zrobić burzę mózgów, bo to idealna sytuacja na kreatywne pomysły. Przy wyjeździe na 10 osób dobrze, a nawet konieczne jest ustalenie jednej decyzyjnej osoby, która będzie rozstrzygać w przypadku, gdy nie możemy dojść do porozumienia i będzie czuwała nad całością wyjazdu.

Ważna uwaga!!! W przypadku pytania z terminami nigdy nie podawajcie za dużo opcji, wystarczą 3 opcje: opcja A, Opcja B i obie. Można też wykorzystać ankiety doodle z dostępnością w konkretnych dniach albo współdzielony plik w Excelu.

Krok 2 – Zakres

Czas pomyśleć, co właściwie trzeba ogarnąć:

Termin
Miejsce (dostępność w danym terminie, cena, rezerwacja)
Środek transportu (czym się zabierzemy, szacunkowy koszt paliwa, kupno biletu na pociąg, przegląd sprawności samochodów)
Infrastruktura (prysznice, namioty, śpiwory, grill, butla gazowa)
Zakupy, bo pewnie część rzeczy będzie do użytku wspólnego (brykiet, tacki, jednorazowe naczynia i sztućce, ręczniki, spray na komary, jedzenie, picie oraz inne rzeczy, które jeszcze uznamy za potrzebne)
Rozrywka (ciekawe miejsca w okolicy, dostępne atrakcje, możliwość wypożyczenia rowerów, piłka do siatkówki, planszówki, karty)

Można do tego wykorzystać PBS albo WBS.

Krok 3 – Ryzyko

Analizę ryzyka dobrze jest zrobić tuż po określeniu zakresu i później drugi raz, kiedy już ustalimy najważniejsze aspekty wyjazdu i możemy skupić się na konkretnych zagrożeniach.

Zawsze trzeba mieć jakiś plan awaryjny na wypadek pojawienia się nieprzewidzianych okoliczności. (Ciekawe czy ktokolwiek podróżuje bez przygód? :P)

Co zrobimy gdy ktoś zrezygnuje z wyjazdu?
Co zrobimy, jeśli ktoś będzie musiał dołączyć później albo wrócić wcześniej?
Co zrobimy, gdy pojawią się problemy z miejscem noclegowym?
Co zrobimy, gdy po drodze zepsuje nam się samochód?
Jeśli planujemy bardzo aktywny weekend, to czy przydałoby nam się ubezpieczenie?

Krok 4 – Zarządzanie czasem i zasobami ludzkimi

Określamy co kto robi i na kiedy powinno to być zrobione. Proste? A jednak nie, bo możemy rozdzielić zadania każdemu indywidualnie albo podzielić wszystkich na dwie lub trzy grupy, które będa się zajmować określonymi grupami zadań.

Krok 5 – Zarządzanie komunikacją

Ustalamy jakich środków będziemy używać w komunikacji: grupa na Facebooku, grupowa konwersacja, mail, Slack , telefon plus spotkania.

Jak widzicie pierwsze 5 kroków można ustalić przy pierwszym wspólnym spotkaniu. Tak jest najlepiej, bo od razu wyjaśnimy wszystkie wątpliwości i unikniemy wielu nieporozumień później.

Krok 6 – Zarządzanie kosztami

Na początku zakładaliśmy szacunkowy koszt wyjazdu na osobę. Po podzwonieniu w kilka miejsc wiemy, gdzie będziemy nocować i za ile oraz mamy ustalone, że bierzemy 2 auta (będzie ciasno). Zostaje nam tylko zrobić listę zakupów i oszacować cenę produktów oraz określić jakie koszty będą we wspólnej puli (może będziemy chcieli pociągnąć prąd do naszych namiotów, jeśli zdecydowaliśmy się na pole namiotowe, albo planujemy jakąś grupową rozrywkę – park linowy, paintball itp.). Sumujemy wspólne wydatki, dodajemy margines błędu, dzielimy na osobę i robimy składkę. Ten mały zapas może się przydać, a jeśli nie, to zawsze możecie kupić “książkę” i wspólnie ją przeczytać przy ognisku 😛

Krok 7 – Zarządzanie zaangażowaniem zespołu

Może się zdarzyć, że w pewnym momencie cały entuzjazm opadnie i pojawi się zniechęcenie. Trzeba mieć w zanadrzu sposoby na ożywienie sytuacji. Dobrze jeśli każdy jest zaangażowany w jakąś część działań.

Krok 8 – Zarządzanie ryzykiem i zmianą

Kiedy wszystkie zaplanowane zadania zostały wykonane i przygotowania są dopięte na ostatni guzik, nie pozostaje nic innego, niż wyruszyć na wyczekiwany urlop. Tuż przed samym wyjazdem, można jeszcze zrobić szybką checklistę, kto jest za co odpowiedzialny, żeby o niczym nie zapomnieć.

Ale sam wyjazd nie kończy jeszcze projektu, raczej jest jego kulminacją. O ile wszystkie wcześniejsze zadania były łatwe do zaplanowania, o tyle w nieznanym miejscu zazwyczaj pojawiają się jakieś niespodziewane okoliczności. Dobrze jeśli je przewidzieliśmy, jeśli nie to musimy improwizować.

Krok 10 – Zakończenie projektu

Załóżmy, że świetnie się bawiliśmy podczas wyjazdu. Nie można zapominać o zakończeniu naszego projektu. Fajnie jest to zrobić np. w następny weekend przy wspólnym spotkaniu. Można wtedy dokonać, rozliczenia poniesionych kosztów, jeśli wcześniej tego nie zrobiliśmy, oddać pożyczone od siebie nawzajem rzeczy, wymienić się zdjęciami i to jest idealny moment na zebranie ich wszystkich w jedno miejsce, a później zrobienie kopii dla każdego. Można wspólnie je obejrzeć i się pośmiać. Z doświadczenia wiem, że jeśli od razu nie wymienimy się materiałami, to później o nich zapomnimy.

Podsumowanie

Cały plan, który wcześniej sobie tak ładnie i idealnie zaplanowaliśmy, nie musi być realizowany w 100%, bo nie taki był jego cel. Planowaliśmy wszystko i zarządzaliśmy ryzykiem, aby na miejscu fajnie spędzić czas i nie musieć się martwić o wiele rzeczy. Mieć zaplanowaną odpowiedź na sytuacje, które mogą nam zepsuć urlop, zebrać więcej informacji o miejscu, które planujemy odwiedzić, aby możliwie wykorzystać dany wyjazd. Również, co bardzo ważne, planować go wspólnie, aby każdy czuł się jego częścią, a nie tylko przedmiotem, który został przewieziony z miejsca na miejsce. Takie planowanie pozwala też porozumiewać się ze sobą na różnych etapach i wyjaśniać swoje oczekiwania i zastrzeżenia. Udanych wakacji 🙂