Burza mózgów

Burza mózgów (ang. Brainstorming) jest jedną z najczęściej stosowanych metod twórczego rozwiązywania problemów. Każdy o niej słyszał, ale nie każdy wie, z jakich kroków powinna się ona składać. To, w jaki sposób będzie prowadzona, ma ogromny wpływ na jakość poszukiwanego rozwiązania i atmosferę podczas całego procesu generowania i oceny pomysłów. Nie każde luźne rzucanie pomysłów można nazwać burzą mózgów, a często takie zachowanie wprowadza chaos i nieporozumienia, zamiast prowadzić do znalezienia najlepszego rozwiązania.

1 Przygotowanie burzy mózgów

Burza mózgów powinna mieć swojego moderatora, który przedstawi i wytłumaczy kolejne kroki, a także będzie naprowadzał członków zespołu na właściwe tory w przypadku, gdy pomysły zaczną zbytnio odbiegać od poszukiwanego rozwiązania. Osoba ta powinna być odpowiednio przygotowana do tej roli:

• nie powinna grać głównej roli i generować pomysłów,
• jej głównym zadaniem jest przeprowadzenie zespołu przez kolejne kroki burzy mózgów i reagowanie na sytuacje zakłócające jej przebieg,
• powinna wprowadzać atmosferę swobody generowania pomysłów i nieoceniające środowisko, również reagować w przypadku pojawienia się niekonstruktywnej krytyki w zespole, a także zachęcać do zabierania głosu,
• powinna wcześniej dokładnie zapoznać się ze specyfiką problemu, aby być w stanie odpowiedzieć na pojawiające się pytania,
• powinna też odpowiednio dobrać osoby biorące udział w burzy mózgów, biorąc pod uwagę ich zależności służbowe oraz wzajemne relacje, aby wprowadzić nastrój, który nie będzie blokował żadnej z osób w zabieraniu głosu.

Proponuje się, żeby zespół biorący udział w burzy mózgów liczył od 4 do 8 osób i składał się z osób prezentujących odmienne podejście i obszary działalności (w obrębie omawianego problemu lub nawet prezentujące zupełnie różne obszary działalności). Przed rozpoczęciem burzy mózgów należy przygotować wszystkie niezbędne materiały: samoprzylepne karteczki, przybory do pisania, tablicę, flipchart lub fragment ściany czy stołu pośrodku członków zespołu.

2. Przedstawienie zasad

Dobrze jest przedstawić zasady obowiązujące podczas burzy mózgów. Mogą do nich należeć:

• ograniczenia czasowe dla poszczególnych kroków,
• nietolerancja dla krytyki,
• podkreślenie wagi każdego pomysłu,
• czerpanie z pomysłów innych,
• szalone i abstrakcyjne pomysły są pożądane,
• niepowtarzanie pomysłów, ale udoskonalanie pomysłów, które już padły,
• jedna osoba mówi w jednym czasie.  

3. Przedstawienie problemu

Jest to pierwszy właściwy etap pracy nad poszukiwaniem rozwiązania. Zadaniem moderatora jest właściwe przedstawienie problemu będącego przedmiotem burzy mózgów. Jest to etap, kiedy warto zadawać pytania przybliżające zrozumienie istoty problemu i jego kontekstu.

4. Generowanie pomysłów

Wreszcie docieramy do etapu generowania pomysłów. Każdy może zaproponować pomysł związany z omawianym problemem i zapisać go na kartce w możliwie krótki i zwięzły sposób. Następnie kartkę przykleja się w ustalonym miejscu, widocznym dla wszystkich i generuje kolejne pomysły. Wydaje się banalnie proste, ale pojawiają się emocje, odmienne punkty widzenia, a jest to gotowy przepis na kłótnię. Najważniejsze co należy powiedzieć o tym etapie to to, że nie powinno się dopuścić do dłuższych dyskusji i omawiania jednego pomysłu. Etap ten powinien polegać na rzucaniu pomysłów hasłowo z jednym lub dwoma zdaniami wyjaśnienia. Celem jest wygenerowanie jak największej ilości różnorodnych pomysłów, a nie wybranie najlepszego. Tym zajmiemy się później.

Każdy z pomysłów powinien być od razu po wypowiedzeniu zapisany na kartce i przyklejony w widocznym dla wszystkich miejscu. Dla celów porządkowych można wprowadzić zasadę zabierania głosu po podniesieniu ręki. Etap ten kończy się po wcześniej ustalonym czasie lub po wskazaniu moderatora, gdy ilość generowanych pomysłów drastycznie spada.

5. Sortowanie pomysłów

Wszystkie pomysły były przyczepiane w jednym miejscu. Warto je teraz uszeregować wg kategorii, aby ułatwić późniejsze ich omawianie i ocenę. Może się zdarzyć, że niektóre z nich nie zostaną przypisane do żadnej z nich. Etap ten nie jest obowiązkowy, ale przy dużej liczbie pomysłów ułatwi późniejszą ich ocenę. Można też przed przystąpieniem do ich oceny zrobić sobie krótką przerwę. Pozwoli to na uspokojenie nieco myśli po dosyć burzliwym etapie generowania pomysłów i umożliwi późniejszą ich chłodną analizę.

6. Ocena pomysłów

Ocena pomysłów następuje dopiero po zakończeniu generowania wszystkich pomysłów. Dopiero wtedy można w pełni porównać wszystkie zaproponowane rozwiązania. Nie wszystkie pomysły będzie można wdrożyć. Wybiera się najlepsze z nich i uszczegóławia je.

7. Wybór zwycięzcy

Kiedy kilka najlepszych pomysłów jest już dopracowanych można zagłosować nad najlepszym rozwiązaniem. W głosowaniu może brać udział zespół pracujący nad generowaniem pomysłów lub całkowicie niezależna grupa nie zaangażowana w proces generowania pomysłów.

8. Wdrożenie rozwiązania

Sama burza mózgów jest dosyć przyjemną metodą. Po jej zakończeniu następuje najtrudniejszy etap czyli weryfikacja zaproponowanego rozwiązania pod względem możliwości jego wdrożenia. Nie każdy pomysł wygenerowany przez grupę może zostać efektywnie wdrożony. Często wdrożeniem rozwiązania zajmuje się inny zespół niż ten, który generował pomysły. Dlatego ważne jest odpowiednie jego uszczegółowienie i wprowadzenie jak największej ilości informacji opisujących jego kształt.

Co może zepsuć burzę mózgów:

1 Krytycyzm generowanych pomysłów. Mogą to być zwroty w stylu:

• To na pewno się nie uda…
• W teorii to fajnie brzmi…
• Ten pomysł jest słaby …
• Nie da się tego wdrożyć …
• Ten pomysł jest bezużyteczny …
• Nie jestem ekspertem w tej dziedzinie, ale …
• Ten pomysł nie wzbudza we mnie entuzjazmu …itp.

2. Zbytnie wchodzenie w szczegóły i dyskusja nad pomysłami podczas etapu generowania pomysłów. Powoduje to spory i marnowanie czasu na pomysły, które mogą nie mieć szans powodzenia. Często tworzą też spory, które całkowicie odciągają od poszukiwanego rozwiązania.

1. Przekrzykiwanie się i wchodzenie sobie w słowo. Każdy ma prawo wypowiedzieć swoje pomysły z poszanowaniem tego prawa również u innych osób.

Ograniczenia burzy mózgów:

Część bardziej nieśmiałych osób może czuć się przytłoczona ogromem pomysłów rzucanych przez bardziej śmiałe osoby. Może skutkować to tym, że naprawdę dobre i przemyślane pomysły nie zostaną dodane do puli potencjalnych rozwiązań. W takim przypadku można wprowadzać nieznaczne modyfikacje, które pozwolą zintegrować również osoby, które w innych okolicznościach pozostawałyby tylko z boku.  

Odmiany burzy mózgów:

1. Metoda 635

W metodzie tej, zamiast klasycznego zapisywania pomysłów na karteczkach, stosuje się specjalnie przygotowane formularze, które otrzymuje każdy z uczestników. W sesji bierze udział sześć osób zapisujących każdorazowo po 3 pomysły w czasie 5 minut. Stąd właśnie wzięła się nazwa odmiany tej metody. Sesja kończy się w momencie, gdy każdy formularz przejdzie pełne koło. Każdy z uczestników generuje 3 x 6 = 18 pomysłów, co w sumie daje ich 108. Odmiana ta daje równe szanse bardziej i mniej śmiałym członkom grupy, a także tym, którzy wolą pracować w ciszy i skupieniu. Odpowiedzi są bardziej anonimowe i częściowo wykluczają problem relacji przełożony – podwładny.

2. Odmiana podaj dalej

Ta odmiana burzy mózgów jest również bardzo ciekawa. Polega na tym, że członkowie grupy siadają w kole. Każda z osób zapisuje swój pomysł na kartce i przekazuje go kolejnej osobie, której zadaniem jest dopisanie swoich spostrzeżeń. Kiedy każda kartka wróci do swojego właściciela następuje zapoznanie się ze spostrzeżeniami do zaproponowanych pomysłów i ich omówienie. Odmiana ta pozwala na głębsze zastanowienie się nad zaproponowanymi rozwiązaniami, podczas gdy klasyczna burza mózgów skupia się bardziej na wygenerowaniu jak największej liczby pomysłów i wybranie najlepszego z możliwie jak największej puli.

3. Elektroniczna burza mózgów (ang. electronic brainstorming)

Jest to odmiana burzy mózgów wykorzystująca narzędzia technologii informatycznych. Jest wspierana przez narzędzie spotkań online – system EMS (ang. electronic meeting system). Uczestnicy logują się do narzędzia, gdzie mogą wpisywać swoje pomysły, które póżniej pojawiają się we wspólnej puli. Często pomysły wprowadza się anonimowo, co pozwala na większą swobodę przy ich generowaniu. Zaletą tej odmiany jest również to, że w burzy mózgów mogą brać udział osoby z różnych zakątków świata, a generowanie pomysłów może, choć nie musi, odbywać się w tym samym czasie – zazwyczaj jest to konkretny przedział czasowy.

4. Pilotowana burza mózgów

W tej odmianie każdy z członków jest proszony o przyjęcie wybranego punktu widzenia na zagadnienie i generowanie pomysłów z punktu widzenia tej perspektywy. Ogranicza to konfliktowość metody i pozwala jednocześnie na kreatywne i krytyczne spojrzenie na zagadnienie. Po zebraniu różnych punktów widzenia można bardziej kompleksowo spojrzeć na badany problem.

Zalety burzy mózgów:

• prostota,
• jest możliwa do wykonania praktycznie wszędzie, bez specjalistycznego zaplecza technicznego,
• do generowania pomysłów angażuje się członków organizacji, którzy posiadają wiedzę o jej specyfice działania, problemach, możliwościach i ograniczeniach,
• kosztem metody jest jedynie czas jej uczestników i materiałów biurowych, które często są dostępne,
• może być wykorzystana zarówno do generowania nowych rozwiązań, dróg rozwoju jak i poszukiwania przyczyn nieprawidłowości,
• może być łączona z innymi metodami np. diagramem Ishikawy, metodą delficką, 5xWhy?
• jest oparta na myśleniu intuicyjnym, więc specjalistyczna wiedza nie jest wymagana (chociaż znacznie wpływa na jakość generowanych pomysłów),
• można stosować różne jej odmiany w zależności od potrzeb i upodobania jej uczestników.

Wady:

• nieodpowiednio prowadzona może prowadzić do konfliktów,
• nie służy do analizy istoty postawionego problemu, więc rozwiązania mogą prowadzić do łagodzenia skutków, a nie wyeliminowania problemu,
• efekt przeprowadzonej metody w dużej mierze zależy od nastawienia i kreatywności zespołu oraz predyspozycji moderatora,
• pomysły są generowane intuicyjne, co oznacza, że po zakończeniu analizy i przeanalizowaniu zaproponowanych rozwiązań ich prowadzenie może nie mieć realnego uzasadnienia.

Podsumowanie

Właściwie przeprowadzona burza mózgów może w dość prosty sposób przybliżyć zespół do znalezienia optymalnego rozwiązania poprzez generowanie pomysłów. Należy przy tym uważnie wybierać zespół generujący pomysły i moderatora burzy mózgów, a także ustalić podstawowe zasady jej przeprowadzania. Nie wymaga przy tym wielu narzędzi i zaawansowanego zaplecza technicznego. Należy jednak przy tym uważać, aby podczas samego etapu generowania pomysłów nie wdawać się w zbędne dyskusje, które mogą powodować późniejsze konflikty. Zapewnienie odpowiedniej, kreatywnej atmosfery na pewno sprawi, że znajdzie się rozwiązanie na wiele postawionych problemów.

 

Powodzenia!

 

Zdjęcia:

• https://www.pexels.com/photo/women-and-men-standing-near-table-3205568/
• https://www.pexels.com/photo/woman-draw-a-light-bulb-in-white-board-3758105/