Obroniłem tytuł magistra! Nie było to łatwe i szybkie. To był wręcz maraton, a nie sprint. Powodów tego stanu rzeczy było wiele: nie miałem potrzeby bycia jak najszybciej magistrem, inne rzeczy były ciekawsze, pisanie pracy było momentami nudne i bardzo ciężkie. Niespodziewanie nastał w moim życiu etap, gdy uznałem: pora zacząć kończyć projekty. Moja praca magisterska została właśnie zaakceptowana przez promotora i złożona w dziekanacie. Już tylko ostatnia prosta: prezentacja, obrona pracy i tytułu oraz złożenie ostatnich dokumentów i podpisów. Jak w tym momencie wskrzesić w sobie siłę i energię? Jak wciąż powtarzać materiał do egzaminu, pomimo uczucia, że już to jakoś umiem? Pomogły mi w tym dwie rzeczy! Niżej przedstawiam sposób na dostosowanie konkretnego narzędzia (w tym przypadku diagramu spalania) do siebie i swojego projektu. Bez zmian, które wprowadziłem, egzamin nie poszedłby mi tak łatwo. Zapraszam do lektury!

Dobrze zdefiniowany cel

Nie ma potrzeby mówić dużo o tym punkcie. Dobrze zdefiniowany cel np. metodą SMART (Skonkretyzowany, Mierzalny, Ambitny, Realistyczny, Określony w czasie) znacząco ułatwia jego osiągnięcie. Mój cel był wysmartowany, w dodatku znałem też odpowiedź na pytanie Why — dlaczego chcę go osiągnąć. Zmieniał się on w czasie i pod koniec tego projektu głównym powodem było tylko: aby mieć to już z głowy!

Burn down chart

Przejdźmy do sedna tego posta. Rzeczą, która mnie motywuje, to obserwowanie postępu w przebiegu prac. Jasna i wizualna (Iwona pisała już o Visual Management) informacja, że poruszamy się do przodu, dodaje mi skrzydeł. Można do tego wykorzystać m.in. wykres spalania (o Burn down chart też już pisaliśmy). Wykres spalania polega na utworzeniu linii trendu zawierającej liczbę zadań do wykonania w funkcji czasu oraz analogicznej linii przedstawiającej rzeczywiście wykonaną liczbę zadań.

 

Mój wykres spalania

Do mojego projektu zaadoptowałem wykres spalania wykorzystując znajomość moich mocnych i słabych stron. Wykonałem go w Excelu w oparciu o rejestr zadań i kilka funkcji excela. Zebrałem wszystkie zadania (w czasie przebiegu projektu kilka jeszcze doszło). Zadania miały parametry: nazwę (jasno mówiła co trzeba zrobić), czy zadanie zostało zrobione (wartość: 1 lub -1), ważność (od 1 do 100, im wyższa liczba, tym zadanie ważniejsze), priorytet (iloczyn ważności i zrobienia, po nim sortowałem zadania, aby mieć na górze tylko niezrobione). W rejestrze znalazły się takie zadania, jak: nauka na pytanie numer 1, przygotowanie prezentacji, powtórka pytania numer 2, przygotowanie garnituru, wydrukowanie plakatu, etc.

Na moim wykresie jest kilka krzywych:

• czerwona krzywa oznacza niewykonane zadania,
• żółta krzywa oznacza średnią liczbę zadań do wykonania do danego dnia projektu,
• niebieska krzywa oznacza zadania wykonane,
• zielona krzywa oznacza liczbę zadań, które należy tego dnia