12345

W poszukiwaniu motywacji — Burn down chart, czyli jak obroniłem tytuł magistra


Obroniłem tytuł magistra! Nie było to łatwe i szybkie. To był wręcz maraton, a nie sprint. Powodów tego stanu rzeczy było wiele: nie miałem potrzeby bycia jak najszybciej magistrem, inne rzeczy były ciekawsze, pisanie pracy było momentami nudne i bardzo ciężkie. Niespodziewanie nastał w moim życiu etap, gdy uznałem: pora zacząć kończyć projekty. Moja praca magisterska została właśnie zaakceptowana przez promotora i złożona w dziekanacie. Już tylko ostatnia prosta: prezentacja, obrona pracy i tytułu oraz złożenie ostatnich dokumentów i podpisów. Jak w tym momencie wskrzesić w sobie siłę i energię? Jak wciąż powtarzać materiał do egzaminu, pomimo uczucia, że już to jakoś umiem? Pomogły mi w tym dwie rzeczy! Niżej przedstawiam sposób na dostosowanie konkretnego narzędzia (w tym przypadku diagramu spalania) do siebie i swojego projektu. Bez zmian, które wprowadziłem, egzamin nie poszedłby mi tak łatwo. Zapraszam do lektury!

Dobrze zdefiniowany cel

Nie ma potrzeby mówić dużo o tym punkcie. Dobrze zdefiniowany cel np. metodą SMART (Skonkretyzowany, Mierzalny, Ambitny, Realistyczny, Określony w czasie) znacząco ułatwia jego osiągnięcie. Mój cel był wysmartowany, w dodatku znałem też odpowiedź na pytanie Why — dlaczego chcę go osiągnąć. Zmieniał się on w czasie i pod koniec tego projektu głównym powodem było tylko: aby mieć to już z głowy!

Burn down chart

Przejdźmy do sedna tego posta. Rzeczą, która mnie motywuje, to obserwowanie postępu w przebiegu prac. Jasna i wizualna (Iwona pisała już o Visual Management) informacja, że poruszamy się do przodu, dodaje mi skrzydeł. Można do tego wykorzystać m.in. wykres spalania (o Burn down chart też już pisaliśmy). Wykres spalania polega na utworzeniu linii trendu zawierającej liczbę zadań do wykonania w funkcji czasu oraz analogicznej linii przedstawiającej rzeczywiście wykonaną liczbę zadań.

 

1

Mój wykres spalania

1234Do mojego projektu zaadoptowałem wykres spalania wykorzystując znajomość moich mocnych i słabych stron. Wykonałem go w Excelu w oparciu o rejestr zadań i kilka funkcji excela. Zebrałem wszystkie zadania (w czasie przebiegu projektu kilka jeszcze doszło). Zadania miały parametry: nazwę (jasno mówiła co trzeba zrobić), czy zadanie zostało zrobione (wartość: 1 lub -1), ważność (od 1 do 100, im wyższa liczba, tym zadanie ważniejsze), priorytet (iloczyn ważności i zrobienia, po nim sortowałem zadania, aby mieć na górze tylko niezrobione). W rejestrze znalazły się takie zadania, jak: nauka na pytanie numer 1, przygotowanie prezentacji, powtórka pytania numer 2, przygotowanie garnituru, wydrukowanie plakatu, etc.

Na moim wykresie jest kilka krzywych:

  • czerwona krzywa oznacza niewykonane zadania,
  • żółta krzywa oznacza średnią liczbę zadań do wykonania do danego dnia projektu,
  • niebieska krzywa oznacza zadania wykonane,
  • zielona krzywa oznacza liczbę zadań, które należy tego dnia jeszcze wykonać, aby osiągnąć wartość równą żółtej krzywej.

Ile jeszcze do końca? – Zadania niewykonane

Krzywa czerwona przedstawia zadania do wykonania. Na starcie projektu miałem wszystkie zadania do zrobienia, a na końcu powinienem mieć ich zero. To też udało mi się osiągnąć. Ich liczba malała wraz z czasem, a na wykresie krzywa zbliżała się do osi poziomej. Pokazywało mi to, że projekt systematycznie zmierza ku końcowi. Można z tego wykresu również odczytać ilość zadań do zrobienia w ramach całego projektu, czy je regularnie wykonujemy, czy są momenty, kiedy przyspieszamy ich kończenie lub spowalniamy. Widząc, że praca nie posuwa się tak jak planowaliśmy, możemy w miarę szybko podjąć kroki naprawcze.

Odznaczanie — Zadania wykonane

Na liście zadań miałem ponad 60 elementów. Ogromną radość sprawiało mi odznaczanie wykonanych zadań. Na wykresie spalania, oprócz typowej krzywej pokazującej ile zadań zostało do wykonania, miałem też inną (krzywa niebieska). Jest ona symetryczna do czerwonej krzywej. Krzywa niebieska obrazuje ilość zadań wykonanych. Wdrożyłem ją, ponieważ czerpię dużą przyjemność i motywację do działania z oznaczania zakończonych zadań. Tym sposobem, w połowie projektu, świętowałem przecięcie się tych osi, czyli moment, gdy liczba wykonanych zadań jest większa niż niezrobionych. Wznoszenie się tej krzywej pokazywało, że szedłem do przodu! Innymi słowy: widać było światełko w tunelu, było już z górki! Miałem też więcej momentów do świętowania, które poprawiały moje samopoczucie.

Nad kreską — Średnia

Dla zwiększenia motywacji oraz wzmocnienia chęci systematycznej nauki do egzaminu dodałem do wykresu kolejną krzywą. Krzywa żółta przedstawia średnią liczbę zadań, do wykonania do danego dnia projektu. Pokazywała mi, czy jestem na dobrym kursie. Jeżeli któregoś dnia moja krzywa z zadaniami wykonanymi była poniżej krzywej obrazującej średnią, to tego danego dnia udawało mi się wykrzesać trochę sił, aby zrealizować jeszcze kilka zadań. Jak to w projekcie, zadania były różne: łatwe i trudne. Dużo z nich wiązało się z nauczeniem na pamięć odpowiedzi na konkretne pytania. W związku z chęcią wykonywania więcej zadań niż wynosiła średnia, zadania łatwiejsze wykonywałem najwcześniej. Tym sposobem miałem przygotowany garnitur i buty już tydzień przed egzaminem!

Jeśli zrobię to dzisiaj, to jutro będę miał mniej — Do zrobienia dzisiaj

Krzywa zielona przedstawia zadania do zrobienia dzisiaj. Jest ona związana z krzywą średnia oraz zadania wykonane. Jest to ich różnica dla danego dnia. Pozwalała mi szybko odczytać z diagramu ilość zadań do zrobienia dzisiaj. Idealny stan to krzywa prosta o wartościach równych zero! Na początku nie udawało mi się tego osiągnąć. Pierwszy powód to prawo studenta i odkładanie wszystkiego na później. Druga kwestia to trudność zabrania się do pracy, tzw. rozruch. Po zmuszeniu się do nauki i wykonaniu kilku zadań było mi dużo łatwiej zabrać się do roboty następnego dnia. Pierwsze dni projektu to też dni mojej pracy zawodowej, co oznacza, że na naukę miałem mało czasu (i energii). W sobotę miałem więcej czasu, więc nadrobiłem zaległości i zrobiłem jeszcze kilka zadań przypisanych na kolejny dzień. Dzięki temu, już do końca projektu, miałem wykonanych więcej zadań, niż sobie zaplanowałem.

Kilka słów na koniec

Diagram spalania przedstawiony w niniejszym poście nie jest jego czystą implementacją. Jest jego wariacją. Uwzględnia moje prywatne preferencje i słabości. Jest skrojony dla mnie i do tego jednego projektu. Z dumą mogę ogłosić, że sprawdził się (baza wykresu — rejestr zadań pozwolił nie pominąć żadnego z nich) i zostałem magistrem 🙂 Bez niego zabranie do nauki byłoby o wiele trudniejsze. Bez niego zapomniałbym pewnie o jakimś zadaniu lub zrobił najpierw te mniej ważne.

Radzę Ci, staraj się obserwować siebie, swój projekt oraz swój zespół. Wybieraj narzędzia, które usprawnią Twoją pracę oraz dostosowuj je do siebie. Wymaga to dużo uważności, znajomości różnych narzędzi oraz otwartości na zmiany. Świat jest dla ludzi, wyzwania są po to, aby je podejmować, a marzenia, aby je spełniać! Dziękuję za to, że przeczytałeś ten post i życzę Ci powodzenia w Twoich projektach!

Bardzo Cię proszę, podziel się z nami swoimi doświadczeniami w tym, jakich narzędzi używasz w swojej pracy i jak je dostosowujesz do siebie?


Dodaj komentarz