Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.io/gantwexcelu
Kanban to gra. Jak grać, aby wygrywać?
Spróbuj czasem spojrzeć na swoją pracę jak na grę i zabawę. Spójrz dzisiaj na Kanban, czyli system zarządzania pracą, jak na swego rodzaju grę.
Kanban to gra
Instrukcja gry w Kanban może wyglądać tak:
Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.io/gantwexcelu
Cel
Celem jest zwiększenie płynności realizacji zadań oraz zadowolenie klienta. Więcej zadań ma być kończonych w tej samej jednostce czasu, powinny być kończone regularnie oraz czas pracy nad wszystkimi z nich powinien być mniej więcej taki same.
Gracze
W grę można grać samemu lub w wiele osób. Nie ma limitu osób, lecz optymalną liczbą jest 7-9 osób.
Opis gry
Masz przed sobą zadania do wykonania. Każde z nich przyjmuje różne stany, w zależności od procesu, w którym pracujesz. Stany możesz dodawać w trakcie gry. Podstawowe stany to:
- Do zrobienia — wszystkie zadania, które masz wykonać.
- Robione — zadania, nad którymi aktualnie pracujesz.
- Zrobione — wszystkie zrobione zadania.
Zasady gry
- Wizualizujesz wszystko — wszystkie działania związane z zadaniami należy przedstawiać uczciwie na tablicy.
- Ustalasz limity w wybranych etapach procesu i ograniczasz pracę w toku — w każdym etapie procesu nie może być więcej faktycznie realizowanych zadań, niż określa to limit pracy w toku.
- Zarządzasz przepływem — regularnie obserwujesz tablicę i starasz się poprawić przepływ za pomocą różnych technik, np. zmieniania limitów WIP (ang. Work In Progress — limit pracy w toku), zasad pracy, sposobów realizacji zadań.
- Spisujesz i upraszczasz zasady pracy — tworzysz procedury, instrukcje, zalecenia, definicje ukończenia i jakości oraz upraszczasz je.
- Budujesz pętle informacji zwrotnej — tworzysz proces regularnego zbierania informacji zwrotnej i wykorzystywania jej do poprawiania swojego procesu oraz wyników pracy.
- Ciągle się doskonalisz — tworzysz proces ciągłego doskonalenia, wymyślania eksperymentów i usprawnień, szukania ich, weryfikowania i sprawdzania, odrzucania oraz wdrażania na stałe.
Przebieg gry
Etap 1 – Inicjalizacja planszy
- Zbuduj tablicę Kanban — zastanów się, jakie masz etapy procesu wytwórczego i przedstaw je na tablicy za pomocą kolumn. W tym kroku lepiej jest zrobić mniej kolumn niż więcej.
- Umieść wszystkie zadania w kolumnie pierwszej (Do zrobienia).
- Ustal jakiś limit pracy w toku dla niektórych swoich kolumn (np. Limit dla kolumny Do zrobienia ustal na liczbę osób w Twoim zespole).
- Ustal procesy wspomagające, np.
- Spotkania przy tablicy — ustal, że codziennie będziesz przez moment (np. 15 minut):
- Podsumowywał, co ostatnio zrobiłeś, aby zrealizować cel zespołu.
- Planował, co będziesz robił w najbliższym czasie, aby zrealizować cel zespołu.
- Przedstawiał, jakie masz problemy i blokady.
- Starał się poprawić przepływ zadań małymi zmianami (np. przydzieleniem kogoś do konkretnego zadania, podzielenie zadania na mniejsze).
- Omawianie metryk, miar i wykresów — określcie miary jakości i efektywności swojej pracy — np. lead time (czas od pojawienia się zadania do zakończenia), cycle time (czas od podjęcia zadania do zakończenia), throughput (przepustowość – liczba zadań realizowanych przez zespół w danym okresie). Miary pozwolą sprawdzać, czy usprawnienia mają sens i nie dzieje się coś złego w procesie wytwórczym. Wykresy (np. burndown, burnup, cumulative flow) w sposób graficzny przedstawiają miary, co pozwala zobaczyć ich zmianę w czasie i inne ciekawe rzeczy. Omawiaj miary i wykresy np. co tydzień. Zastanów się, jak możesz poprawić swoje miary oraz czy jest z nimi wszystko ok. Sprawdzaj też, czy wprowadzone usprawnienia poprawiły miary i czy warto je kontynuować, a może należy je wzmocnić.
- Retrospektywy — wykonuj regularne spotkania (np. co 4 tygodnie) i zastanawiaj się podczas nich:
- Czy aktualny sposób pracy jest odpowiedni, czy coś było złe i należy z tego zrezygnować oraz, czy coś było super i należy to wzmocnić?
- Czy ostatnio wprowadzone usprawnienie miało sens i należy je zachować?
- Czy można zrobić jakąś większą zmianę w procesie? Wprowadź to za pomocą eksperymentu: spróbujmy przez dwa tygodnie robić X i sprawdźmy, czy poprawi to nasze wyniki. Jeżeli poprawi, to dodaj to usprawnienie jako normalną praktykę.
- Spotkania z klientem — spotykaj się regularnie ze swoim klientem i odbieraj od niego informacje o jakości swojego produktu oraz sposobie współpracy. Starajcie się poprawić jedno i drugie.
- Spotkania przy tablicy — ustal, że codziennie będziesz przez moment (np. 15 minut):
Etap 2 – Gra właściwa
Gra składa się z iteracji. Może składać się z jednej iteracji lub wielu. Zależy to od Ciebie. Możesz też prowadzić równoległe iteracje, np. iteracje mogą mieć Twoje podprocesy (spotkania przy tablicy codziennie, retrospektywy co 4 tygodnie, dostarczanie produktu co dwa tygodnie).
Etap 3 – Zakończenie gry i uprzątnięcie planszy
W tym etapie przekazujesz wyniki pracy klientowi, sprzątasz wszystkie rzeczy związane z grą, uzupełniasz dokumentację oraz kończysz wszystkie tematy związane z grą.
Koniec gry
Gra kończy się, gdy zrealizujecie wszystkie swoje zadania.
Podsumowanie
Twój sposób zarządzania pracą (chaos to też pewne podejście) możesz ubrać w ramy i potraktować jako grę. Ja lubię Kanban i lubię w niego grać. Ta gra może być prosta, ale może być też trudniejsza (gdy dodasz wiele zasad i wydarzeń). Działam obecnie w trzech Kanbanach (dom, praca, hobby) i każdy z nich jest inny. W domowym nie przeprowadzam sam ze sobą codziennych spotkań, etc. Ty zrób tak samo: wybierz tylko najpotrzebniejsze zasady i ograniczenia, a z czasem możesz dokładać nowe. Przede wszystkim: ucz się, eksperymentuj i rozwijaj. Powodzenia 🙂
Newsletter
Czytelniku, zapisz się na nasz Newsletter! Jeśli jesteś zainteresowany naszymi treściami, koniecznie się zapisz. Co miesiąc wysyłamy skrót wszystkich postów wraz z praktycznymi radami, których nigdzie indziej nie publikujemy! Nie możesz tego przegapić 😉
Zobacz podobne wpisy:
- KANBANKuba Nowak
- “Kanban Games”, czyli jak optymalizować pracę?Iwona Rojek
- KanbanKarol Bocian
- Kanban to tylko kilka prostych zasad zbliżających do niesamowitych wyników i wzrostu efektywnościKarol Bocian
- Zwiększ swoją efektywność. Zobacz symulację pracy z KanbanKarol Bocian
- Kanban to gra. Jak grać, aby wygrywać?Karol Bocian
- Feedback, czyli pętle informacji zwrotnej w KanbanKarol Bocian
- Wesołych Świąt!Kierownik Projektu
- Zablokowany w Kanban i co teraz?Karol Bocian
- Limit WIP – Jak ograniczyć pracę w toku w Kanban?Karol Bocian
Zdjęcia:
- Źródło obrazka głównego: https://www.pexels.com/photo/blur-close-up-device-display-442576/