Zwiększ swoją efektywność. Zobacz symulację pracy z Kanban

W tym poście przedstawię Ci sposób pracowania z tablicą Kanban oraz jej rozwoju. Praca z metodą Kanban to nie tylko robienie zadań i przesuwanie ich do kolejnych kolumn, lecz również świetna zabawa w szukaniu lepszego sposobu dostarczania więcej wartości klientowi.

Mapowanie obecnego procesu

Załóżmy, że mamy 4-osoby zespół. Razem prowadzimy bloga. Nasze główne zadania to tworzenie treści na bloga oraz marketing. Zacznijmy od wersji podstawowej. Wdrażanie Kanbana zaczyna się od zmapowania obecnego procesu w postać tablicy. U nas jest prosto:

• Wymyślamy zadanie i zapisujemy je na liście zadań do zrobienie.
• Bierzemy jakieś zadanie do zrobienia i robimy je.
• Jak już skończymy, to oznaczamy je jako zakończone.

Nasza tablica wygląda następująco:

Do zrobienia	W trakcie	Zrobione
Zadanie 1 Zadanie 2 Zadanie 3

Ogranicz pracę w toku — rób więcej, robiąc mniej.

Wszystko szło gładko i pięknie. Pisaliśmy artykuły i publikowaliśmy. Liczba czytelników rosła, aż pewnego dnia… dopadł nas twórczy kryzys. Opuściła nas wena. Mieliśmy dużo pomysłów na posty, zaczynaliśmy je pisać, ale po chwili nasza tablica wyglądała tak:

Do zrobienia	W trakcie	Zrobione
Zadanie 101 Zadanie 102 Zadanie 103 Zadanie 104	Zadanie 80 Zadanie 81 Zadanie 82 Zadanie 83 Zadanie 84 Zadanie 85 Zadanie 86 Zadanie 87 Zadanie 88 Zadanie 89 Zadanie 90 Zadanie 91	Zadanie 1 Zadanie 2 Zadanie 3

Robiliśmy bardzo dużo: wymyślaliśmy dużo tematów na posty, tworzyliśmy dla nich dokumenty, robiliśmy krótki spis treści, zbieraliśmy materiały, a potem porzucaliśmy i robiliśmy to samo z kolejnym postem. W rezultacie nic nie publikowaliśmy. Robiliśmy mało, pracując dużo. W ramach ratowania naszego bloga, który zaczynał wysychać ze względu na brak nowych wpisów, zdecydowaliśmy się ustalić limit pracy w toku. Przyjęliśmy, że w kolumnie W trakcie mogą być maksymalnie 4 zadania (tyle nas jest w zespole). Wszystkie zadania rozpoczęte przesunęliśmy do kolumny Do zrobienia, a w kolumnie W trakcie zostawiliśmy tylko 4 zadania i zapisaliśmy wielką 4 – limit pracy w toku dla tej kolumny. Zaczęliśmy robić jednocześnie mniej (maksymalnie 4 zadania), a w rezultacie robiliśmy więcej (publikowaliśmy posty!).

Do zrobienia	W trakcie (4)	Zrobione
Zadanie 101 Zadanie 102 Zadanie 103 Zadanie 104 Zadanie 84 Zadanie 85 Zadanie 86 Zadanie 87 Zadanie 88 Zadanie 89 Zadanie 90 Zadanie 91	Zadanie 80 Zadanie 81 Zadanie 82 Zadanie 83	Zadanie 1 Zadanie 2 Zadanie 3

Ciągle udoskonalaj

Podczas naszego cyklicznego spotkania doszliśmy do wniosku, że chcemy poprawić jakość naszej pracy, a przede wszystkim treści. Zdecydowaliśmy się na to, że będziemy sprawdzali wzajemnie nasze artykuły. Dodaliśmy do naszego procesu (oraz tablicy) etap sprawdzania (recenzowania). W ramach tego etapu recenzent czytał artykuł, zadawał pytania, rozpoczynał dyskusję oraz sugerował poprawki. Jeżeli wszystko było ok, to przesuwał zadanie do Zrobione, w przeciwnym przypadku cofał do Do zrobienia. Nasza tablica ewoluowała do takiej formy:

Do zrobienia	W trakcie (4)	Sprawdzanie	Zrobione
Zadanie 101 Zadanie 102 Zadanie 103 Zadanie 104 Zadanie 84 Zadanie 85 Zadanie 86 Zadanie 87 Zadanie 88 Zadanie 89 Zadanie 90 Zadanie 91	Zadanie 80 Zadanie 81 Zadanie 82 Zadanie 108	Zadanie 83	Zadanie 1 Zadanie 2 Zadanie 3

Wizualizuj faktyczny stan

Praca z tablicą szła do przodu. Pojawił się jednak problem. Zadanie 999 stało się bardzo pilne. Patrząc na tablicę, można zauważyć, że jest ono aktualnie robione. Nie wiadomo jednak, kto je robi. Przez to nie wiadomo, do kogo zadzwonić, aby o nie zapytać. Tablica nie przedstawiała ważnej informacji: kto wykonuje dane zadanie. Szybko to jednak naprawiliśmy:

Do zrobienia	W trakcie (4)	Sprawdzanie	Zrobione
Zadanie 101 Zadanie 102 Zadanie 103 Zadanie 104 Zadanie 84 Zadanie 85 Zadanie 86 Zadanie 87 Zadanie 88 Zadanie 89 Zadanie 90 Zadanie 91	Zadanie 999 Zadanie 81 Zadanie 82 Zadanie 108	Zadanie 80	Zadanie 1 Zadanie 2 Zadanie 3 Zadanie 83

Wizualizuj faktyczny proces

Nasza tablica nie była wciąż idealna. W sumie to nigdy nie będzie. Kanban polega na ciągłym doskonaleniu. A z definicji, nigdy nie osiągniemy ideału. Zaczynało nas to już męczyć… Nieprawda. To nas napędzało: wiedza, że ciągle możemy poprawiać nasz proces tworzenia bloga. Ale w czym teraz był problem? Brakowało kolumny-magazynu między etapem robienia a etapem sprawdzania. Łatwo to naprawiliśmy:

Do zrobienia	W trakcie (4)	Do spradzenia	Sprawdzanie	Zrobione
Zadanie 101 Zadanie 102 Zadanie 103 Zadanie 104 Zadanie 84 Zadanie 85 Zadanie 86 Zadanie 87 Zadanie 88 Zadanie 89 Zadanie 90 Zadanie 91	Zadanie 999 (R) Zadanie 81 (K) Zadanie 82 (I) Zadanie 108 (M)	Zadanie 80	Zadanie 1 Zadanie 2 Zadanie 3 Zadanie 83

Zadania oczekujące — zacznij kończyć, skończ zaczynać

Muszę Ci się do czegoś przyznać. Nikt z nas nie lubił recenzować cudzych artykułów. Po kilku tygodniach pracy nic nie opublikowaliśmy, bo wszystkie zadania ugrzęzły w kolumnie Do sprawdzenia. Sam spójrz:

Do zrobienia	W trakcie (4)	Do sprawdzenia	Sprawdzanie	Zrobione
Zadanie 101 Zadanie 102 Zadanie 103 Zadanie 91	Zadanie 203 (R) Zadanie 204 (I) Zadanie 205 (K) Zadanie 206 (M)	Zadanie 108 Zadanie 999 Zadanie 104 Zadanie 80 Zadanie 81 Zadanie 82 Zadanie 84 Zadanie 85 Zadanie 86 Zadanie 87 Zadanie 88 Zadanie 89 Zadanie 90	Zadanie 1 Zadanie 2 Zadanie 3 Zadanie 83

Poradziliśmy sobie w prosty sposób: przypomnieliśmy sobie zasadę Kanbana: Zacznij kończyć, skończ zaczynać. Naszą nadrzędną zasadą pracy z tablicą było: zacznij od prawej. Skończ zadanie jak najszybciej i czerp z tego przyjemność.

Steruj limitami pracy w toku

Już po chwili mieliśmy kolejny problem: wszyscy rzucili się na zadania z chęcią jak najszybszego skończenia ich. Na naszym blogu pojawiło się wiele rzeczy w krótkim czasie; polityka prywatności, newsletter, kurs Wykres Gantta w Excelu, współprace, oferty marketingowe… Tak być nie może! Lepiej publikować regularnie podobną ilość treść, niż zarzucać czytelnika ogromem informacji w krótkim czasie, prawda? Znaleźliśmy i na to rozwiązania: ustaliliśmy limit pracy w toku dla kolumny Sprawdzanie. Limit wyniósł 2 (testuje się szybciej, niż pisze artykuły). Nasza tablica przybrała formę:

Do zrobienia	W trakcie (4)	Do sprawdzenia	Sprawdzanie (2)	Zrobione
Zadanie 101 Zadanie 102 Zadanie 103 Zadanie 91	Zadanie 205 (K) Zadanie 206 (M)	Zadanie 999 Zadanie 80 Zadanie 81 Zadanie 82 Zadanie 84 Zadanie 85 Zadanie 86 Zadanie 87 Zadanie 88 Zadanie 89 Zadanie 90 Zadanie 204 Zadanie 203	Zadanie 108 (R) Zadanie 104 (I)	Zadanie 1 Zadanie 2 Zadanie 3 Zadanie 83

Przejrzyste zasady

Nasza kolumna Sprawdzanie sprawdziła się wyśmienicie. Jakość naszych artykułów wzrosła. Część recenzentów w ramach sprawdzania artykułu, korzystało z pomocnych programów, np. Language Tool. Doszliśmy do wniosku, że wszyscy autorzy podczas pisania artykułu, powinni skorzystać z konkretnych narzędzi. Tym sposobem powstało zadanie Szablon, które w przejrzysty sposób definiowało zasady tworzenia nowego artykułu. Tworzenie nowego zadania polegało na skopiowaniu zadania Szablonu i wypełnieniu odpowiednich pól. Dzięki temu dla wszystkich było jasne, co należy wykonać pisząc nowy artykuł, aby został on zaakceptowany.

Starzejące się zadania

Prowadząc naszego bloga, zauważyliśmy, że WordPress informuje nas o konieczności zaktualizowania wielu wtyczek. Nasz hosting wysłał informacje o konieczności zaktualizowania php. Dodaliśmy zadania, aby się tym zająć. I wiesz co? Nikt nie chciał tego zrobić. Te zadania były przez wszystkich pomijane. Dodaliśmy do naszej tablicy mechanizm, który zmieniał kolor kartek z zadaniem na coraz brzydszy (starzejące się zadanie). Pokazywało nam to pewien problem: nikt nie chciał się zajmować tymi zadaniami. Dzięki temu mogliśmy je łatwo znaleźć i zastanowić się, dlaczego je omijamy, czy trzeba je zrobić za wszelką cenę, a może je odrzucić.

Zadania pilne

Pewnej normalnej nocy zadzwonił do nas telefon. Czy chcielibyśmy poprowadzić szkolenie? Chcieliśmy! Mieliśmy tylko tydzień, więc to zadanie stało się bardzo pilne. Było tak pilne, że powinniśmy rzucić pozostałą pracą i zająć się tylko szkoleniem. Jak to odwzorować na tablicy? Dodaliśmy do niej specjalny wiersz: zadania pilne. W tym wierszu może być tylko jedno zadanie na miesiąc. Ustaliliśmy, że jeżeli jest w nim jakieś zadanie i nikt się nim nie zajmuje, to należy przerwać swoją pracę na rzecz tego zadania. Nasza tablica przyjęła postać:

 

Do zrobienia	W trakcie (4)	Do sprawdzenia	Sprawdzanie (2)	Zrobione
SUPER PILNE ZADANIE (R)
Zadanie 101 Zadanie 102 Zadanie 103 Zadanie 91	Zadanie 205 (K) Zadanie 206 (M)	Zadanie 108 Zadanie 999 Zadanie 81 Zadanie 82 Zadanie 84 Zadanie 85 Zadanie 86 Zadanie 87 Zadanie 88 Zadanie 89 Zadanie 90	Zadanie 83 (I) Zadanie 104	Zadanie 1 Zadanie 2 Zadanie 3

Ogromna lista zadań

W naszym zespole mamy bardzo kreatywne osoby. Czym to skutkuje? Ano tym, iż w kolumnie Do zrobienia mieliśmy ponad 100 zadań do zrobienia. Bardzo ciężko się tym zarządza oraz psuło nam to statystyki (Czas dostarczenia). W celu poradzenia sobie z tym dodaliśmy kolumnę pomysły oraz podczas regularnych spotkań planowania pracy, każdy z nas mógł z tej kolumny poddać do dyskusji maksymalnie 5 rzeczy (ważne jest, aby robić najważniejsze rzeczy, a nie wszystkie). Nasza tablica przyjęła formę:

Pomysły	Do zrobienia	W trakcie (4)	Do sprawdzenia	Sprawdzanie (2)	Zrobione
SUPER PILNE ZADANIE (R)
Zadanie 101 Zadanie 102 Zadanie 103 Zadanie 91	Zadanie 205 (K) Zadanie 206 (M)	Zadanie 108 Zadanie 999 Zadanie 81 Zadanie 82 Zadanie 84 Zadanie 85 Zadanie 86 Zadanie 87 Zadanie 88 Zadanie 89 Zadanie 90	Zadanie 83 (I) Zadanie 104	Zadanie 1 Zadanie 2 Zadanie 3

Podsumowanie

Mógłbym dać znacznie więcej przykładów, ale myślę, że już Ci wystarczy, Zapamiętaj przede wszystkim to: Kanban można łatwo wdrożyć do swojej pracy, a potem cały czas rozwijać. Kanban nie stawia na konkretny kierunek rozwoju, lecz na ciągłe usprawnianie. To jest piękne: z tygodnia na tydzień pracować coraz lepiej. To usprawnianie robione jest za pomocą małych kroków oraz eksperymentów. Małe zmiany są łatwe do zaadaptowania. Eksperymenty pozwalają robić innowacyjne rzeczy, testować różne podejścia oraz szukać najlepiej odpowiadającego do naszej sytuacji.

Post Scriptum

Powyższa historia jest historią fikcyjną. Została zmyślona w celach edukacyjnych. Rozwój procesu prowadzenia tego bloga wygląda podobnie, ale zmieniliśmy go w kilku miejscach, żeby pokazać mechanizm funkcjonowania Kanbana.

Newsletter

W panelu z prawej strony znajduje się formularz do naszego Newslettera. Jeśli jesteś tu pierwszy raz i zainteresowały Cię nasze posty, koniecznie się zapisz. Co miesiąc wysyłamy skrót wszystkich postów wraz z praktycznymi radami, których nigdzie nie publikujemy!

Zobacz podobne wpisy:

• KANBANKuba Nowak
• “Kanban Games”, czyli jak optymalizować pracę?Iwona Rojek
• KanbanKarol Bocian
• Kanban to tylko kilka prostych zasad zbliżających do niesamowitych wyników i wzrostu efektywnościKarol Bocian
• Zwiększ swoją efektywność. Zobacz symulację pracy z KanbanKarol Bocian
• Kanban to gra. Jak grać, aby wygrywać?Karol Bocian
• Feedback, czyli pętle informacji zwrotnej w KanbanKarol Bocian
• Wesołych Świąt!Kierownik Projektu
• Zablokowany w Kanban i co teraz?Karol Bocian
• Limit WIP – Jak ograniczyć pracę w toku w Kanban?Karol Bocian

• 1
• 2
• >>

Zdjęcia:

• Źródło obrazka głównego: https://www.pexels.com/photo/top-view-photo-of-3-men-in-front-of-laptop-2566581/