Pogoda za oknem już nie za bardzo zachęca mnie do aktywności, a zimne poranki są codziennym wyzwaniem. Coraz częściej myślę też o tym, żeby usiąść z kubkiem gorącej herbaty przed telewizorem czy komputerem i nie za bardzo mam już chęć ruszać się z ciepłego mieszkania. 

Z jednej strony zima to czas, żeby trochę zwolnić, podsumować letnie wypady, doczytać rozpoczęte przed wakacjami książki i umówić się ze znajomymi na wieczorne planszówki. Z drugiej strony w naszym klimacie sytuacja szybko się nie zmieni i na pogodowy zastrzyk energii możemy liczyć dopiero gdzieś w marcu. To aż cztery miesiące! Naprawdę szkoda byłoby zmarnować aż tyle czasu na nic nie robienie. 

Postaw sobie wyzwanie

Dlatego proponuję ci postawić sobie cel na nadchodzące miesiące. Sam wybierz sobie co to będzie: nauka nowej umiejętności, zbudowanie nawyku, założenie własnego biznesu, napisanie pracy magisterskiej, schudnięcie, a może podszkolenie angielskiego. Sam zdecyduj, co chcesz zrobić, a Kierownik Projektu ci  w tym pomoże. Ale, potraktuj to jako projekt, a skoro projekt, to:

1. Określ cel 

Zacznij od wyznaczenia sobie celu, ale zanim to zrobisz, przeczytaj Dlaczego cel projektu jest ważny. Dowiesz się dlaczego w ogóle warto wyznaczyć i definiować cel projektu i jakie są korzyści takiego podejścia. Do wyznaczenia celu projektu możesz wykorzystać metodę SMART, którą opisaliśmy w poście Jak wyznaczać jasne i konkretne cele. Połącz ją ze wskazówkami, które zawarliśmy tutaj. Pomoże ci to potraktować celu projektu jako możliwość na spełnianie swoich marzeń zamiast smutnej konieczności. Jest tam też parę dobrych rad, jak nie sprawić by twój cel nie stał się jedynie kilkoma zdaniami na kartce, ale byś skutecznie zaczął go realizować. 

2. Postaw kamienie milowe

Kamień milowy to istotne zdarzenie, które podsumowuje grupę zadań lub fazę projektu. Kamieniem milowym może być spotkanie, decyzja, produkt, dokument lub inny rezultat. Często wystąpienie kamienia milowego wiąże się z dalszymi decyzjami związanymi z rozwojem  projektu.

Łatwiej będzie Ci planować projekt, jeśli najpierw wyznaczysz sobie kilka ważnych zdarzeń, które pozwolą Ci na podzielenie projektu na krótsze etapy. Jest to sposób planowania od ogółu do szczegółu 

Kamienie milowe są też ważne przy monitorowaniu postępów. Nie zapomnij określić ich w czasie. Osiągnięcie kamienia milowego to też moment, który warto poświęcić na retrospekcję dotychczasowych rezultatów. Jest też przyjemny efekt posiadania kamieni milowych. Po osiągnięciu każdego z nich, możesz świętować mały sukces. 

3. Stwórz Kartę projektu

Jeśli już wiesz, co chcesz osiągnąć, zastanów się, jak chcesz to zrobić, jakie działania powinieneś podjąć, jakich zasobów i umiejętności do tego potrzebujesz i określ ramy czasowe. 

Postawienie sobie konkretnego terminu jest bardzo ważne z dwóch powodów:

1. Zbliżający się termin zakończenia projektu nie pozwoli Ci odkładać rozpoczęcia na wieczne jutro.
2. Jeśli znasz początek i koniec, łatwiej będzie Ci podzielić Twój projekt na mniejsze części i monitorować postępy. 

Karta projektu, to wcale nie musi być skomplikowany dokument, szczególnie jeśli planujesz mały projekt. Warto jednak zastanowić się i wypisać kilka najważniejszych rzeczy.  Wystarczy, że zapiszesz w nim:

• Mierzalne cele projektu.
• Ogólny opis wymagań, czyli zakres tego, co chcesz osiągnąć.
• Termin zakończenia.
• Warto zawrzeć też harmonogram kamieni milowych – do wcześniej wyznaczonych kamieni milowych dopisz realne daty ich osiągnięcia.
• Zasoby, które będą Ci potrzebne (kursy, karnety na siłownię, sprzęt sportowy, książki, a może 1 wolna godzina każdego dnia).
• Listę zagrożeń, które mogą przeszkodzić Ci w osiągnięciu projektu – warto dopisać też sposoby na ich minimalizację. 

Bardzo dokładnie opisaliśmy i przygotowaliśmy gotowy arkusz karty projektu, który można pobrać i edytować. Dostępny jest tutaj. Nie musisz wykorzystywać wszystkich elementów, ale im lepiej przyłożysz się do tego kroku, tym mniej niespodzianek zaskoczy Cię podczas realizacji Twojego celu.

4. Stwórz plan

Daj sobie chwilę na przygotowanie planu twojego projektu. Możesz wyjść od wcześniej określonych kamieni milowych i wypisać wszystkie zadania, które będą potrzebne do zrealizowania każdego z nich. 

Przede wszystkim dość dokładnie zdefiniuj charakter działań, jakie masz wykonać, czyli pełen zakres prac, jakie trzeba wykonać przy danym zadaniu.

• Podziel działania na mniejsze elementy tak, aby ich czas trwania nie przekraczał 10 dni roboczych.
• Staraj się precyzyjnie określić początek i koniec działań.
• W szacowanie oczywiście zaangażuj osoby, które będą te działania wykonywać.
• Staraj się minimalizować marginesy bezpieczeństwa, czyli czas, jaki dodajemy do zadania „na wszelki wypadek”. Jeśli wiesz, że dane zadanie jesteś w stanie wykonać w 4 dni, ale zastosujesz 50% margines bezpieczeństwa, wydłużając czas realizacji do 6 dni, to szanse, iż zrobisz zadanie w czasie krótszym niż te 6 dni, drastycznie maleją. 

5. Monitoruj postępy

Po zaplanowaniu projektu wreszcie możesz przejść do jego realizacji. Jednak podczas tego, nie zapominaj o jednej bardzo ważnej rzeczy – monitorowaniu postępów. 

Pomoże Ci to odpowiedzieć na pytania:

• W jakim punkcie jestem?
• Czy idę zgodnie z planem?
• Czy muszę dostosować plan do realiów jego wykonania?
• Czy dążę do zrealizowania celów projektu?
• Czy nie wykorzystuje za dużo zasobów?
• Czy jakość jest odpowiednia?
• Czy powinienem dokonać korekty w planie?

W poprzednich krokach możemy wymyślić sobie najbardziej ambitne cele projektu i wyśrubowane plany jego realizacji. Kartka papieru czy plik na komputerze przyjmie wszystkie pomysły i założenia. I o ile poprzednie kroki przygotowały mocne fundamenty pod projekt, to realizacja, monitorowanie i kontrolowanie postępów, są kluczowe dla powodzenia projektu i to one zadecydują o finalnym sukcesie. 

Więcej o fazie wykonania, monitorowania i kontrolowania postępów możesz przeczytać w tym poście. 

6. Szukaj motywacji

Widziałam już wiele projektów, które upadały z powodu braku motywacji członków zespołu do ich realizowania. Jest to bardzo poważny problem, z którym musi mierzyć się praktycznie każdy projekt. Jest on jeszcze bardziej dotkliwy w projektach, które wykonujemy poza pracą, gdzie nikt nas z nich nie rozlicza i tylko od nas zależy czy się powiedzie.

Jeśli zdecydowałeś się realizować projekt zgodnie z powyższymi krokami, to jest duża szansa, że jest to Twoja inicjatywa, z której będziesz rozliczał się tylko i wyłącznie przed sobą. Po pewnym czasie na pewno pojawi się ten moment, kiedy nie będzie Ci się chciało.

Podsunę ci kilka pomysłów jak sobie z tym radzić:

1. Retrospektywa – często rób podsumowania, żeby wiedzieć na jakim etapie jesteś i zawsze mieć przygotowany następny krok. Ja wykorzystuję do tego prostą kartkę papieru.
2. Jeśli trafisz na zadanie, do którego nie wiesz jak podejść, podziel je na mniejsze elementy np. znalezienie informacji o XYZ. Często trafiam na sytuację, kiedy brak wiedzy powoduje u mnie niechęć do zadania lub całego projektu i w efekcie zdarzało mi się go porzucić. Podzielenie dużego problemu na mniejsze sprawia, że łatwiej je przezwyciężyć. 
3. Jeśli masz problem z regularnym znalezieniem czasu na daną czynność, ustaw sobie budzik na krótki czas (10-30 min), podczas którego będziesz zajmował się daną czynnością i zrobisz tyle, ile zdążysz w tym czasie. Ja podchodzę w ten sposób do zmywania naczyń. Okazuje się, że wcale nie zajmuje mi to zaplanowane 15 minut, tylko jakieś 5-7 min, podczas gdy w mojej głowie jest wyobrażenie stania przy zlewie jakieś 45 min. 
4. Poproś kogoś o pomoc. Może to być pomoc w wykonaniu samego zadania, rada, spojrzenie z innej perspektywy czy nawet prośba o przypomnienie o zadaniu.
5. Ustaw sobie przypomnienia w kalendarzu. Dużo łatwiej będzie pamiętać o realizacji projektu, jeśli wcześniej zaplanujesz czas, kiedy powinieneś się nim zajmować. 
6. Złóż publiczną deklarację. Niektórych motywuje złożenie publicznej deklaracji. Czują się potem zobligowani do wywiązania się z niej. Jest tu jeden haczyk. Pochwalenie się publicznie tym, co zamierzamy zrobić, jest dla naszego mózgu już w pewnym stopniu samą nagrodą i na niektórych ma działanie demotywujące do dalszych działań, skoro zostali już “nagrodzeni”. 
7. Nagradzaj się, za osiąganie kamieni milowych. Warto celebrować osiągnięcie swoich małych celów, ale bez przesady 😉 

Czym jest motywacja, o jej rodzajach i przede wszystkim o sposobach na jej wspieranie możesz przeczytać tutaj. 

7. Zakończ projekt

A teraz najlepsza część. Jeśli wszystkie zaplanowane zadania są już ukończone. Wróć do celu twojego przedsięwzięcia i zrób podsumowanie. Im bardziej szczere i dokładne, tym lepiej. 

Zastanów się:

• Czy na pewno został osiągnięty założony cel?
• Czy spełnione zostały wszystkie miary projektu?
• Co poszło ci najlepiej i było dla ciebie łatwe?
• Z czym miałeś problem?
• Gdybyś miał zacząć jeszcze raz, co zrobiłbyś inaczej?

Najlepiej zapisz swoje przemyślenia. Odpowiedź na te i podobne pytania pomoże Ci określić nie tylko słabe i mocne strony projektu, ale również Twoje. To ważne, żeby wiedzieć, co wychodzi nam dobrze i później to wykorzystywać oraz to nad czym musimy pracować lub przykładać więcej energii podczas monitorowania. 

I na koniec czas na celebrowanie zakończenia swojego przedsięwzięcia! Za każdą ciężką pracę należy się nagroda, która stworzy pozytywne połączenie między osiągnięciem celu a sprawieniem sobie przyjemności. 

 

Linki, które mogą Cię pomóc: 

edX – bezpłatna platforma z wiedzą z najlepszych uniwersytetów na świecie

 

Dwadzieścia znaczy osiemdziesiąt